Sistem Manajemen Mutu

Sistem Manajemen mutu merupakan sistem yang sering digunakan dalam penanganan aspek mutu pada suatu manajemen baik itu organisasi maupun lembaga dan perusahaan. Jika ditilik pada persyaratan ISO 9001: 2008 klausul 4. Ada sebuah hal menarik mengenai persyaratan SMM, dimana organisasi memiliki kewajiban terhadap Manual Manajemen Mutu untuk:

1. Menetapkan
2. Mendokumentasikan
3. Menerapkan
4. Memelihara sistem manajemen mutu dan terus perbaiki keefektifannya

Adapun yang dimaksud dengan Manual Manajemen mutu adalah:

“Suatu Ringkasan tertulis dari semua aktivitas manajemen mutu dalam suatu organisasi” dengan peranannya sebagai simbol sistem manajemen mutu sekaligus menjadi buku acuan praktis atau pedoman terhadap sistem manajemen mutu.

Cakupan yang harus dicapai oleh Sistem Manajemen mutu melingkupi kebijakan mutu dan sasaran mutu, prosedur yang dipersyaratkan, dokumen pendukung yang memastikan perencanaan, operasi, dan pengendalian proses agar berjalan dengan efektif.

Sebagai bentuk manual manajemen mutu, dengan adanya dokumentasi SMM yang menyediakan informasi dan media pendukung mengenai manual mutu, ada beberapa kriteria mengenai dokumen yang baik yaitu harus mudah dikendalikan dengan artian ada identitas baku dan jelas baik itu mengenai pernerbitan dokumen, pembahasan dokumen, dan distribusi dokumen. Selain itu, dokumen yang baik menggunakan bahasa yang sederhana, singkat, praktis dan lugas sehingga setiap lapisan organisasi bisa secara utuh mendapatkan pesan yang disampaikan dari dokumen yang telah dibuat. Dokumen mutu ini tidak diatur mengenai bentuk dan format Baku dokumennya pada ISO 9001:2008 sehingga dikembalikan lagi kepada kebutuhan organisasi atau perusahaan.

Jenis Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Ada beberapa jenis dokumen yang sering digunakan dalam sistem manajemen mutu, antara lain:

1. Quality Manual (Manual Mutu / pedoman Mutu)
2. Prosedur Mutu (Prosedur Sistem, dan Instruksi Kerja)
3. Formulir-Formulir
4. Peraturan dan Persyaratan

Jenis dokumen tersebut, merupakan pedoman mutu dimana pedoman mutu ini tergantung pada tujuan untuk apa dibuatnya, dan pihak yang memegang pedoman mutu, prosedur dokumentasi SMM pun tidak terlepas dari mengikuti ketentuan 5W. Adapun isi dari pedoman mutu, harus didasari oleh hal-hal berikut ini:

1. Uraian organisasi, bisnis, kegiatan, lokasi, sistem manajemen organisasi, dan struktur organisasi.
2. Kebijakan mutu organisasi
3. Kebijakan organisasi dalam pemenuhan syarat ISO 9001: 2008
4. Uraian struktur dokumentasi SMM dan keterkaitannya.

Prosedur Sistem Dokumentasi
yang mendasari dari prosedur sistem dokumentasi adalah:

1. Pengendalian Dokumen
2. Pengendalian Rekaman Mutu
3. Audit Internal
4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai
5. Tindakan Koreksi
6. Tindakan Pencegahan

Jenis Dokumen SMM

1.       Kebijakan Mutu
2.       Sasaran Mutu
3.       Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab Fungsi Kunci dalam SMM
4.       Interaksi Proses yang terkait SMM

Formulir pendukung dalam pelaksanaan Instruksi kerja. Formulir yang telah diisi akan menjadi rekaman mutu, yang selanjutnya menjadi bukti pelaksanaan instruksi kerja.

Tantangan ISO 9001 bagi Perusahaan

1. Penciptaan Struktur Manajemen
2. Penetapan Persyaratan
3. Persetujuan dan Perumusan Prosedur
4. Pengambilan tindakan koreksi
5. Pelaksanaan audit internal
   

   ---

Sistem Manajemen Mutu

1. Perencanaan dan Kebijakan Mutu (Manual Kebijakan Mutu | Tk I | yang membuatan keputusan strategi yang mencakup Arah, maksud dan Organisasi
2. Manajer dan Prosedur (Manual Prosedur Mutu  | Tk II | yang membuat intrepretasi kebijakan mutu dan pengembangan prosedur yang digunakan setiap orang/staf)
3. Tugas (referensi tempat bekerja | Tk III | yaitu yang dilaksanakan yang mengikuti prosedur dari kebijakan yang telah dibuat)

Manual Manajemen Mutu harus mencakup seluruh kebijakan mtu dan rencara yang datang dari pucuk pimpinan degan prosedur yang dikembangkan dan diterapkan di TK madya dalam organisasi.

STRUKTUR DOKUMEN SMM

Level I                   Pedoman Mutu yang mengarah kepada kebijakan

Level II                 Prosedur Sistem yang memberikan acuan kerja sistem

Level III               Prosedur Operasional yang memberikan acuan kerja operasional

Level IV                Formulir yang memberikan rekaman data

Ada 4 tahapan penyusunan Dokumen SMM

1.        Pembentukan Tim penyusun Dokumen SMM
   • Melibatkan Personil yang berlangsung pelaksanaan pekerjaan, dalam hal ini penyusunan pedoman mutu ada yang dikoordinir oleh manajemen maupun penyusunan prosedur yang melibatkan dept/ bagian terkait
   • tim terdiri dari wakil setiap bagian  atau departmen dan dikoordinir oleh wakil manajemen
   • setiap tim ada pelatihan yang memadai baik itu melalui pelatihan interpretasi ISO 9001 : 2000 maupun pelatihan penyusunan Dokumen SMM
2. Perencanaan Penyusunan Dokumen SMM Didikung oleh manajemen: komitmen, keuangan, waktu, dan sumberdaya. Penetapan yang mencakup tujuan penerapan SMM (jadwal penyelesaian), kebutuhan Sumber Daya (Anggaran, Personil, Fasilitas), Tugas dan Tanggung Jawab setiap anggota Tim
3. Persiapan Penyusunan Dokumen SMM
4. Penyusunan Dokumen Mutu

PENYUSUNAN DOKUMEN SMM | Penyusunan Pedoman Mutu
Langkah-langkahnya memuat tentang:

1. Rancang Kerangka, Format dan struktur pedoman mutu
2. Tunjuk penanggung jawab penyusun
3. Tafsirkan persyaratan standard iso 9001:2000 mengenai kebijakan organisasi
4. Identifikasi personil yang tepat
5. Susun konsep pedoman mutu
6. Peninjauan konsep yang telah dibuat
7. Perbaikan konsep berdasar hasil tinjauan
8. Terbitkan pedoman mutu

Mattnugra

Mattnugra

A talkative person who loves family, loves traveling, enjoys hobbies, wants to develop life skills, and manages mattnugra.com